¿Cómo realizar las sesiones virtuales efectivas trabajando desde casa?

Actualmente la situación que se vive parece expandir y consolidar cada vez más lo que hoy conocemos como Home Office.

Actualmente la situación que se vive parece expandir y consolidar cada vez más lo que hoy conocemos como Home Office. Con esta nueva forma de trabajo las empresas con protocolos anticuados han tenido que adaptarse rápidamente a esta realidad, ya que es necesario aprender y desaprender la forma en que realizamos nuestras actividades en el trabajo.

Una de esas actividades son las reuniones, para las organizaciones que les gustan las reuniones extensas donde se habla mucho y se decide poco, el paso al ambiente virtual no cambia mucho las reglas del juego, ya que desde home office estos diálogos sin respuestas se pueden extender por horas. Por lo que las organizaciones deben entender que la forma de trabajo cambió drásticamente y deben estar preparados para afrontar estos nuevos desafíos.

En estos momentos las herramientas más utilizadas son las videollamadas ya que al igual que una reunión presencial, se toman decisiones y se realiza un análisis de la realidad de la organización.   Es por esta razón que las empresas deben enfocarse en que sus colaboradores pueden ir de la mano con esta transformación digital. 

Para apoyar en este proceso les comparto ciertos tips para tener reuniones virtuales realmente efectivas:

  1. Definir el Tema: Es fundamental que se defina anticipadamente los temas que se abordarán durante la reunión y así cada asistente puede prepara su aporte.
  2. Enviar las Invitaciones: Se debe enviar las invitaciones a cada asistente, existen herramientas que nos ayudan para esto como ser Google Calendar, o la plataforma que usted defina. Estas invitaciones ya traen el link de acceso y si es necesario las credenciales de acceso para ingresar a la reunión.
  3. Entorno Físico: En la medida de lo posible, buscar un espacio en casa donde se pueda realizar la reunión cómodamente. 
  4. Plataforma adecuada: Es importante asegurarse que todos cuenten con el acceso a la plataforma de videoconferencia elegida.
  5. Puntualidad: Esta tiene la misma dinámica de una reunión presencial, se debe estar a la hora indicada.
  6. Simulacro: En algunos casos se pueden realizar simulacros de ingreso a la sala, más que todo para asegurarse que todas la herramientas funcionen de manera óptima y evitar en la medida de los posible contratiempos durante la reunión.
  7. Creatividad: Estar reunidos de forma virtual limita la riqueza del lenguaje no verbal, es por eso que cada participante se proponga que su intervención sea entretenida y dinámica. 
  8. Documentos de apoyo: Es importante que en las reuniones virtuales los documentos de apoyo se envíen antes de empezar a exponer para que todos dispongan de la información en tiempo real.
  9. Minuta de la reunión: Es importante que quien haya facilitado la reunión haga la minuta de los temas tratados, su deadline y los responsables de ejecutarlos.
  10. Motivación: Al inicio de la reunión virtual, es importante ceder unos minutos para que cada uno exprese lo que sienta o quiera (eso permite, al líder, calibrar en qué estado emocional se encuentran los participantes).

Lo cierto es que, cuando pase la pandemia, tendremos muchos desafíos por delante, y uno de ellos será definir cuáles son las nuevas culturas de trabajo, cómo medir la productividad a distancia y cómo capitalizar en términos de experiencia este gran aprendizaje colectivo mundial. Y también debemos recordar que el homeoffice abrió las puertas de nuestro hogar, de nuestra humanidad, y esto nos demuestra por muy profesionales que seamos, antes somos personas, hijos y padres.